PHÒNG HÀNH CHÁNH QUẢN TRỊ

Ngày đăng: 07-05-2018 08:40:48

I. GIỚI THIỆU

Số điện thoại: 02993 825251

Phòng Hành Chánh Quản Trị (HCQT) là phòng nghiệp vụ chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Giám đốc Bệnh viện và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về toàn bộ công tác hành chánh. Phòng có các nhiệm vụ như sau:

  1. Căn cứ kế hoạch công tác của Bệnh viện, lập kế hoạch công tác của phòng để trình Giám đốc phê duyệt và tổ chức thực hiện
  2. Lập kế hoạch cung ứng vật tư, trang thiết bị thông dụng cho các khoa phòng trong bệnh viện theo kế hoạch đã được duyệt, đảm bảo đầy đủ chủng loại, đúng quy định về quản lý tài chính.
  3. Tổ chức tốt công tác quản lý có hệ thống các công văn đi và đến của Bệnh viện, hệ thống bảo quản lưu trữ hồ sơ theo quy định. Đảm bảo hệ thống thông tin liên lạc của Bệnh viện.
  4. Đảm bảo công tác tiếp khách, phục vụ các buổi hội nghị toàn Bệnh viện.
  5. Kiểm tra, giám sát các dịch vụ vệ sinh công nghiệp, bảo vệ chuyên nghiệp, bách hóa, căn tin, bãi xe taxi…và báo cáo kịp thời cho Ban Giám đốc nắm bắt tình hình.
  6. Quản lý nhà cửa, kho tàng, vật tư, thiết bị thông dụng của bệnh viện.
  7. Quản lý các phương tiện vận tải, điều động xe ô tô đi công tác và cấp cứu theo quy định.
  8. Tổ chức thực hiện sửa chữa nhà, duy tu, bảo dưỡng các máy thông dụng theo kế hoạch.
  9. Đảm bảo đầy đủ cung cấp nước sạch, cung ứng điện, hơi để sấy, hấp, tiệt trùng và sử lý chất thải Bệnh viện.
  10. Đảm bảo vệ sinh ngoại cảnh sạch, đẹp (vườn hoa cây cảnh) hệ thống cống rãnh thông thoáng trong Bệnh viện. Định kỳ tổ chức kiểm tra vệ sinh chung trong Bệnh viện.
  11. Đảm bảo công tác trật tự an ninh chung, tham gia kiểm tra công tác bảo hộ lao động trong Bệnh viện.
  12. Định kỳ tổng kết công tác cung cấp, mua sắm vật liệu, vật tư, trang thiết bị thông dụng báo cáo công tác Bệnh viện.
  13. Nghiên cứu xây dựng định mức tiêu hao vật tư thông dụng để trình Ban Giám đốc Bệnh viện duyệt và tổ chức thực hiện. Kiểm tra đôn đốc việc sử dụng hợp lý có hiệu quả, chống lãng phí, tham ô.
  14. Định kỳ báo cáo Giám đốc về nhận xét và sử dụng hợp lý vật tư tiêu hao ở các khoa, phòng trong Bệnh viện để Giám đốc xem xét quyết định việc khen thưởng, kỷ luật.

     II. NHÂN SỰ, SƠ ĐỒ TỔ CHỨC

- Trưởng phòng: BSCKI. Trần Lê Hoài Bảo

- Nhân viên: 26 người

III. MÔ TẢ NHIỆM VỤ CỦA CÁC THÀNH VIÊN

Tổng số nhân viên phòng HCQT: 27 người chia ra làm 03 tổ như sau:

     a/ Tổ Hành Chánh Văn Phòng: gồm 06 nhân viên

  1. BSCKI. Trần Lê Hoài Bảo: Trưởng phòng HCQT

Dưới sự lãnh đạo của Giám đốc bệnh viện, Trưởng phòng HCQT chịu trách nhiệm trước Giám đốc về nhiệm vụ được giao theo quy chế Bệnh viện hạng II. Giúp Giám đốc tổ chức, thực hiện 14 nhiệm vụ của phòng Hành Chánh Quản Trị.

  1. CN. Lê Hoàng Dung: nhân viên

- Giúp trưởng phòng về từng mặt công tác, thay mặt trưởng phòng dự giao ban và điều hành mọi công việc khi trưởng phòng vắng mặt. Chịu sự phân công trực tiếp của trưởng phòng.

- Cung ứng vật tư thông dụng, tổng hợp và báo cáo ấn chỉ, giấy (A4, A5) hàng tháng cho các khoa phòng trong Bệnh viện, soạn thảo hợp đồng mua bán với các đơn vị.

- Soạn thảo và hoàn thiện các quy trình về đấu thầu, đấu giá của các dịch vụ trong toàn Bệnh viện, tiếp khách đến làm việc tại phòng HCQT

- Định kỳ báo cáo 06 tháng đầu năm và 06 tháng cuối năm về tình hình mua sắm, sửa chữa của các khoa phòng trong toàn Bệnh viện, sử dụng máy Photocopy.

- Thực hiện các công việc khác khi có sự phân công của Ban Giám Đốc

  1. CN. Nguyễn Kiều Như Ngọc: nhân viên

- Chịu trách nhiệm về việc cấp phát và báo cáo tình hình sử dụng nhiên liệu xăng, dầu, nhớt trong toàn Bệnh viện.

- Quản lý tài sản của phòng, tiếp khách đến làm việc tại phòng HCQT

- Tiếp nhận công văn đến và trình ban Giám đốc xử lý kịp thời. Giúp thực hiện các phần việc khi có thành viên trong phòng vắng mặt, sử dụng máy Photocopy.

-Theo dõi lịch công tác tuần của Ban Giám Giám Đốc và liên hệ với phòng TCCB để nắm rõ lịch làm việc của BGĐ để sắp xếp hội trường cho hợp lý.

- Hỗ trợ trong việc tổ chức các hội nghị, sự kiện của Bệnh viện.

- Thực hiện các công việc khác khi có sự phân công của Ban Giám Đốc

  1. CD. Dư Nhật Kha: nhân viên

- Quản lý tài sản, tham gia kiểm kê tài sản định kỳ 06 tháng, 01 năm.

- Bán phế liệu và CCDC, tài sản thanh lý.

- Nhận đi công văn cho Bệnh viện và phụ trách việc trang trí và làm Băng rol cho các sự kiện, hội nghị của Bệnh viện.  

  1. TH. Lê Thị Trúc Linh: nhân viên

- Chịu trách nhiệm công tác văn thư, quản lý con dấu cơ quan, theo dõi ghi sổ công văn đến và công văn đi sau khi có ý kiến xử lý của Ban Giám Đốc chuyển cho các khoa, phòng, cá nhân có liên quan trong toàn bệnh viện.

- Chịu trách nhiệm Photocopy các giấy tờ, công văn. Tiếp khách đến làm việc với phòng HCQT.

- Nhận đi công văn cho bệnh viện và Quản lý tài sản của phòng, hỗ trợ trong việc tổ chức các hội nghị, sự kiện của Bệnh viện.

- Giúp thực hiện các phần việc khi có thành viên trong phòng vắng mặt. Theo dõi chấm công hàng tháng, phép năm, lưu trữ bảng lương, dịch vụ của phòng.

- Báo cáo kịp thời cho Trưởng phòng nắm những công văn khẩn liên quan tới phòng và thông báo cho tổ công xa nắm Lệnh điều xe đi đâu vào ngày nào khi có công văn của Ban Giám Đốc gởi cho phòng.

- Phụ trách công tác của Công Đoàn Phòng.

- Thực hiện các công việc khác khi có sự phân công của Ban Giám Đốc

  1. Quách Văn Đại: KTV

- Chịu trách nhiệm tham mưu, tư vấn, hỗ trợ cho trưởng phòng về điện, nước, cơ sở vật chất trong toàn Bệnh viện.

- Quản lý hội trường và chịu trách nhiệm sắp xếp bàn ghế, trang trí cây xanh để phục vụ cho các hội nghị của bệnh viện.

- Nhận đi công văn cho bệnh viện và Quản lý tài sản của phòng, hỗ trợ trong việc tổ chức các hội nghị, sự kiện, khám sức khỏe của các ban nghành của Bệnh viện.

- Đi Khảo sát và báo cáo tình hình cơ sở hạ tàng ở các khoa phòng cần thay thế và sửa chữa như thế nào và đề xuất hướng khắc phục với trưởng phòng.

- Sử dụng máy Photocopy và hỗ trợ phần việc trong khi các thành viên vắng mặt.

- Thực hiện các công việc khác khi có sự phân công của Ban Giám Đốc

 

     b/ Tổ Bảo Trì: gồm 14 nhân viên

  1. Quách Bỉnh Du: Tổ trưởng: KTV

          - Phụ trách chung, chịu trách nhiệm trước trưởng phòng và điều hành nhân viên trong tổ thực hiện việc bảo quản, sữa chửa điện nước.

          - Thực hiện quy chế tiết kiệm (có sổ theo dõi kiểm tra điện nước các khoa phòng hàng tháng, nắm vững số liệu điện, nước toàn Bệnh viện). Giúp trưởng phòng thực hiện các nhiện vụ số 2,5,9,13,14 của phòng Hành Chánh Quản Trị theo đúng chuyên môn, nghiệp vụ đang phụ trách.

          -  Tháng, quí, năm lập báo cáo có nhận xét so sánh tình hình sử dụng điện, nước của bệnh viện.

          - Tham gia trực điện nước theo lịch phân công, vận hành máy phát điện kịp thời khi mất điện.

          - Hàn và sửa chữa các loại: tủ đầu giường, xe đẩy, xe chích …và các vật dụng linh tinh.

          - Sửa chữa lắp đặt các thiết bị về điện nước, máy lạnh, xử lý các tình huống khi thang máy có sự cố.

          - Thực hiện các công việc khác khi có sự phân công của Ban Giám Đốc

  1. Trần Hoàng Phương: KTV

          - Tham gia trực điện nước theo lịch phân công, vận hành máy phát điện kịp thời khi mất điện.

          - Hàn và sửa chữa các loại: tủ đầu giường, xe đẩy, xe chích… và các vật dụng linh tinh.

          - Sửa chữa lắp đặt các thiết bị về điện nước, máy lạnh, xử lý các tình huống khi thang máy có sự cố.

          - Thực hiện các công việc khác khi có sự phân công của Ban Giám Đốc

  1. Hồ Thanh Vũ: KTV điện lạnh

          - Hàn và sửa chữa các loại: tủ đầu giường, xe đẩy, xe chích …và các vật dụng linh tinh.

          - Sửa chữa lắp đặt các thiết bị về điện nước, máy lạnh, xử lý các tình huống khi thang máy có sự cố.

          - Vệ sinh máy lạnh ở các khoa phòng, sữa chửa các công việc theo yêu cầu của tổ.

          - Thực hiện các công việc khác khi có sự phân công của Ban Giám Đốc

  1. Huỳnh Quang Khải: KTV điện lạnh

          - Làm việc giờ hành chính

          - Sửa chữa và vệ sinh máy lạnh

          - Sữa chửa các công việc theo yêu cầu của tổ.

          - Thực hiện các công việc khác khi có sự phân công của Ban Giám Đốc

  1. Hoàng Tiến Dũng: KTV

          - Tham gia trực điện nước theo lịch phân công, vận hành máy phát điện kịp thời khi mất điện.

          - Hàn và sửa chữa các loại: tủ đầu giường, xe đẩy, xe chích …và các vật dụng linh tinh.

          -Sửa chữa lắp đặt các thiết bị về điện nước, máy lạnh, xử lý các tình huống khi thang máy có sự cố.

          - Thực hiện các công việc khác khi có sự phân công của Ban Giám Đốc.

  1. Lâm Kiên: KTV điện

          - Tham gia trực điện nước theo lịch phân công, vận hành máy phát điện kịp thời khi mất điện.

          - Hàn và sửa chữa các loại: tủ đầu giường, xe đẩy, xe chích … và các vật dụng linh tinh.

          -Sửa chữa lắp đặt các thiết bị về điện nước, máy lạnh, xử lý các tình huống khi thang máy có sự cố.

          - Thực hiện các công việc khác khi có sự phân công của Ban Giám Đốc.

  1. Nguyễn Văn Trí: nhân viên

          - Tham gia sửa chữa điện nước ở các khoa phòng, hỗ trợ sắp xếp bàn ghế khi có hội nghị, tập huấn … của Bệnh viện.

          - Quản lý nhà đại thể, bảo quản dụng cụ nhà đại thể, vệ sinh nhà đại thể đảm bảo luôn sạch sẽ, trang nghiêm.

          - Thực hiện việc bảo quản, duy tu sửa chữa nhỏ theo yêu cầu của các khoa phòng.

          - Thực hiện các công việc khác khi có sự phân công của Ban Giám Đốc.

  1. Phan Thanh Dũ: nhân viên

          - Tham gia sửa chữa điện nước ở các khoa phòng, hỗ trợ sắp xếp bàn ghế khi có hội nghị, tập huấn … của Bệnh viện.

          - Thực hiện việc bảo quản, duy tu sửa chữa nhỏ theo yêu cầu của các khoa phòng.

          - Hỗ trợ cắt tỉa cây cảnh, làm cỏ cho khuôn viên Bệnh viện xanh, sạch, đẹp.

          - Thực hiện các công việc khác khi có sự phân công của Ban Giám Đốc.

  1. Nguyễn Văn Hùng: nhân viên

          - Tham gia sửa chữa điện nước ở các khoa phòng, hỗ trợ sắp xếp bàn ghế khi có hội nghị, tập huấn … của Bệnh viện.

          - Quản lý nhà đại thể, bảo quản dụng cụ nhà đại thể, vệ sinh nhà đại thể đảm bảo luôn sạch sẽ, trang nghiêm.

          - Thực hiện việc bảo quản, duy tu sửa chữa nhỏ theo yêu cầu của các khoa phòng.

          - Thực hiện các công việc khác khi có sự phân công của Ban Giám Đốc.

  1. Lê Văn Cương: nhân viên

          - Chịu trách nhiệm giữ xe cho toàn CBCNV trong toàn bệnh viện.

          - Thực hiện các công việc khác khi có sự phân công của Ban Giám Đốc.

  1. Lê Thị Thanh Loan: nhân viên

          - Chịu trách nhiệm giữ xe cho toàn CBCNV trong toàn bệnh viện.

          - Thực hiện các công việc khác khi có sự phân công của Ban Giám Đốc.

  1. Sơn Thái Hùng: nhân viên

          - Chịu trách nhiệm photocopy ở quầy đăng ký khám chữa bệnh.

          - Thực hiện các công việc khác khi có sự phân công của Ban Giám Đốc.

  1. Huỳnh Cương: nhân viên

          - Chịu trách nhiệm chăm sóc toàn bộ cây cảnh trong toàn bệnh viện.

          - Thực hiện các công việc khác khi có sự phân công của Ban Giám Đốc.

  1. Quách Trung Tín: nhân viên

          - Chịu trách nhiệm chăm sóc toàn bộ cây cảnh trong toàn bệnh viện.

          - Thực hiện các công việc khác khi có sự phân công của Ban Giám Đốc.

         

     c/ Tổ Công Xa: gồm 07 nhân viên

  1. Nguyễn Văn Cua: Tổ Trưởng

          - Phụ trách chung, chịu trách nhiệm trước trưởng phòng và điều hành nhân viên trong tổ thực hiện việc bảo quản, duy tu, vận hành xe cứu thương, xe công tác, cấp phát nhiên liệu. Giúp trưởng phòng thực hiện nhiệm vụ 7,13,14 trong 14 nhiệm vụ của phòng HCQT theo đúng nghiệp vụ chuyên môn đang phụ trách.

          - Thực hiện quy chế tiết kệm. lập sổ lý lịch quản lý từng xe. Theo dõi bảo hiểm TNDS, bảo hiểm thân xe. Khi hết hạn trình trưởng phòng có hướng xử lý.

          - Khi có sự cố kỹ thuật hoặc tai nạn phải báo cáo và có ý kiến đề xuất ngay cho trưởng phòng.

          - Lập bảng phân công lịch trực cho tổ công xa rõ ràng. Hàng tháng lập báo cáo cho trưởng phòng về công việc chung của tổ.

  1. Trương Văn Hùng: Tài xế
  2. Hứa Hồng Dân: Tài xế
  3. Nguyễn Hoàng Bảo: Tài xế
  4. Nguyễn Thành Tâm: Tài xế
  5. Nguyễn Bảo Tòng: Tài xế
  6. Lý Tấn Tài: Tài xế

          - Khi thực hiện nhiệm vụ trong giờ hành chánh phải báo cáo trưởng phòng HCQT. Ngoài giờ xin ý kiến trực lãnh đạo, trường hợp đi TPHCM phải báo cáo cho trưởng phòng.

IV. ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN

          - Thực hiện nhiệm vụ theo sự chỉ đạo của Ban giám đốc, xây dựng phòng theo tiêu chuẩn hiện đại.

 


Bài viết liên quan